会计电算化对会计工作的意义(会计电算化对会计档案工作的影响)

随着我国会计电算化的不断发展，产生了大量的电子会计凭证，这给档案管理增加了新的内容。因此，有必要加强会计电算化系统的档案建设，以适应新时期会计电算化的新要求，更好地为经济建设服务。

关键词：会计电算化；会计档案

一、电算化会计档案的特点：

会计电算化档案是指存储在计算机中的会计数据和由计算机打印的书面会计数据。与传统会计档案相比，电算化会计档案具有以下特点：

(一)、内涵广泛。它的内容不仅包括传播。会计凭证、会计账簿、会计报表等会计凭证。还包括纸质文件、电子文件和会计电算化过程中形成的系统软件。电子文件和纸质文件的并存增加了管理的难度。

(2)存储时间短，对的存储环境要求更高。电子文件的载体是磁性物质和光盘。与纸质文件载体相比，电子文件载体材料的寿命较短，一般为5-10年，而纸质载体材料的寿命可达数百年甚至数千年。其影响条件主要包括以下几点：

1、温度和湿度的影响。实验表明，保存纸质档案的标准温度为14-24，相位对湿度为45%-60%。保存电子文件的理想温度为16-20，相位对湿度为40%-5%。可以看出，对电子文件对温度和湿度的要求比较严格。

2.光和空气的影响。当光向外辐射时，它会产生热量。长期的紫外线辐射会使磁性减弱，使信息难以阅读。空气中的有害气体(如二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气)在一定环境下会产生臭氧，这将削弱电子文件保存载体的耐久性。而这两点对对纸媒的影响相对要小得多。

3.灰尘的影响。灰尘会对电子文件和纸质文件的存储载体造成机械损伤，灰尘带来的霉菌等有害生物会对这两种载体造成损伤和破坏。就对纸而言，即使灰尘造成了实质性的损坏，如纸张磨损、“文件砖”、色斑和霉斑，通过修复，记录的信息也能在很大程度上得到恢复。在对，一旦灰尘对电子载体造成危害，载体记录的信息可能会部分丢失，电子文件将失去保存价值。

4.磁场和机械振动的影响。这种纸质文件在对没有影响，而在对的电子文件载体会引起磁粉脱落、磁性衰减或消失，即记录信号的丢失、记录信息的破坏和电子文件载体使用寿命的缩短。

(3)电算化会计档案便于管理和分析，能快速获得所需结果。例如，通过计算机操作和网络通讯，不仅满足了日常情况查询、统计分析、制作会计报表、进行数据交换的需要，而且实现了档案信息资源共享、无纸化存取和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了频繁阅读纸质档案带来的损耗，有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，大大提高了工作效率和工作质量。

(4)与传统会计档案相比，电算化会计档案更容易修改，不留痕迹，其独创性和真实性容易被破坏。一旦电子文件在计算机系统中发生变化，如果不进行备份，原始文件将被覆盖，其内容将难以识别。此外，日益猖獗的网络环境，如病毒和黑客，也严重危及电子文件和信息文件的安全。纸质文件的独创性和真实性可以通过字体、笔迹、图像、印章、纸张和其他内容来确认。

(5)对对软硬件要求较高。传统会计

二、当前会计电算化档案存在的问题：

结合电算化下档案管理的新特点，电算化会计档案管理存在一些问题：

(1)会计电算化长期未实施，缺乏管理会计档案的经验。许多单位只归档纸质文件，而不归档存储在计算机磁介质上的会计信息，从而影响会计档案的完整性。

(2)会计电算化所需的软硬件设备不齐全，使得会计档案载体质量难以满足相关规定的要求。目前，许多机构未能很好地保存会计软件的布局和软件系统，导致不同版本的会计数据在计算机化软件升级后无法调用。

(3)会计档案管理制度不完善：由于对，没有完善的电子档案制度标准，会计电算化档案的归档处于无序状态。归档时，仍沿用手工管理的旧做法，只归档纸质文件，手工记录的账簿和报表改为计算机打印的账簿和报表。

(4)缺乏必要的计算机维护和网络安全人才：计算机化下的档案管理涉及软件、系统安全和维护等一系列专业问题。但是，目前一般单位只在对之前培训会计人员，然后去操作系统，所以会计人员只学习操作，而管理和维护对对他们来说是非常陌生的，由此产生的结果和损失也很严重。

第三，如何搞好会计电算化

在对，日益严峻的会计电算化档案管理形式下，我们应该建立和完善各种相关的法律法规，同时，我们应该从以下几点入手：

1、加大软硬件设备设施投入。选择功能符合本单位实际业务需求的电算化会计软件，加强系统的安全防护功能，并定期维护，避免会计档案因安全问题被泄露或恶意修改。完善硬件设施建设，提供环境清洁、温湿度稳定的专用会计档案库房。

2.提高会计电算化档案管理员的素质。由于会计档案内容广泛，因此具有专业性、广泛性和严谨性。2.提高会计电算化档案管理员的素质。由于会计档案的内容专业性、广泛性和严谨性，要求档案管理人员不仅要有会计档案管理的专业知识，还要有计算机化、网络工程和信息系统的知识，还要有较高的计算机操作技能。

3.完善会计电算化档案管理的各项制度。根据《电子文件归档和管理规范》和《会计档案管理办法》，建立健全会计电算化档案的保管制度、操作制度、保密制度和岗位责任制，并根据各单位会计电算化的实际情况制定相应的档案管理制度。

4.多加注意。在实行会计电算化的单位，有关领导要高度认识会计电算化档案科学管理的重要性，督促相关制度的建立和完善。同时，要加强会计法规，的实施，强化负责人的法律观念，确保有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，使会计违法无容身之地。