会计电算化怎么设置部门档案(浅谈实行会计电算化后的会计档案管理)

随着我国会计电算化的不断发展，如何做好会计电算化的会计档案管理，使其发挥更大更好的作用。根据企事业单位会计电算化的实践，就如何做好会计电算化的会计档案管理谈了自己的看法，仅供参考。

一，会计电算化档案的特点

众所周知，传统会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡、时效性和严肃性，不应随意篡改。各级企事业单位会计电算化后，产生了许多附在计算机磁介质上的数据和文件，财务人员多年来的日常工作和会计数据的读取都是在计算机上完成的，这给会计档案带来了许多新的特点。根据工作实践，笔者总结出会计电算化档案具有以下显著特点：

1.会计电算化档案不仅保留了传统的会计档案，还包括存储在计算机硬盘、其他磁介质或光盘上的会计数据。也就是说，会计电算化档案存储的范围和领域已经扩大。

2.传统的会计档案具有直观的可视性，而存储在磁介质上的会计档案只能在特定的计算机硬件和软件系统环境中使用并具有生命力。也就是说，会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

3.会计电算化档案的载体不仅仅是传统意义上的纸，还包括磁介质或光盘。也就是说，会计电算化档案的保管不仅仅是作为会计信息载体的纸张，还包括磁介质或光盘。

4.会计电算化档案容易销毁，不易留下痕迹。同时，它们还受到载体质量、载体存储环境、载体存储信息的有效期等因素的影响。也就是说，对的会计电算化档案要求更高的安全性和完整性。

5.实施电算化的时间越长，会计档案和财务软件的版本越多，即电算化会计档案需要科学管理。

二、如何做好会计电算化档案

为了更好地做好会计电算化档案，必须根据会计电算化档案的特点，做好会计档案的收集、管理、保存和利用工作。

长度计算机化会计档案的收集。会计电算化档案的收集是指在一定时间间隔内(如会计年度)，将计算机系统中的所有会计数据复制(备份)到磁介质或光盘上，从而形成与原计算机系统分离的会计档案。财务部门应做好财务数据的备份文件，以防止计算机硬件系统的损坏，并在最短的时间内以最小的损失恢复原来的会计电算化系统。

除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小以及外部设备的支持类型；计算机操作系统、网络操作系统和汉字操作系统；金融软件的编程语言和数据库系统类型；金融软件的系统名称和版本号；财务软件销售和维护公司的名称、地址、电话号码和联系人，以及与会计电算化软件系统相匹配的各种规格和用户手册。

2.会计电算化档案的管理和保存。由于会计电算化文件存储在磁介质或光盘上，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些文件时应准备两份拷贝，即采用“AB备份法”进行数据备份，每份拷贝应标明文件形成的时间和操作人员的姓名，并进行写保护，存放在两个不同的地方，以防止地震或火灾等意外情况造成整个会计电算化系统的破坏和不可恢复。让这些文件远离磁场，并注意防潮和防尘。对磁介质保存的档案应定期检查和复制，防止会计档案因磁介质损坏而丢失，造成不可挽回的损失。

此外，我们还应注意会计电算化文件与对财务软件版本的一致性，因为不同软件版本下形成的会计文件的会计数据结构可能不同，有可能导致会计文件无法访问或出现一些意外的错错误。因此，笔者建议会计电算化档案不仅要保存每个版本的备份财务数据，还要保存对，会计电算化软件系统的版本，两者之间的一致性是非常必要的。显然，它的收集和管理工作也是艰巨的。

3、会计电算化档案的使用。也就是说，访问计算机化的会计档案。在会计电算化的长期发展中，随着软件系统的不断升级，我们读取的会计文件会有以下两种情况：(l)读取的会计文件版本号与当前会计电算化系统的版本号一致。此时，您只需要通过计算机化软件系统中的文件读取(或数据恢复)功能来读取您需要读取的文件。(2)访问的会计档案版本号与会计电算化系统的当前版本号不一致。此时，您只需要在另一台计算机上安装与此文件对应的会计电算化系统，然后访问它。

三、会计电算化会计档案的整理和重用

通过分类，电算化会计档案具有传统会计档案无法比拟的优势。通过对历史数据的整理，我们可以对我们在对，的单位和部门的历史会计数据进行比较和分析，从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。此外，我们还可以了解本单位、本部门乃至某一地区的过去、现在和未来的发展状况和发展趋势，以便决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范，提高管理和经济效益。我们还可以利用会计电算化档案的数据，设计一些有利于管理和决策的数据模型，建立一套完整的决策支持系统，实现会计电算化档案的重用。

实行会计电算化后，除了日常事务之外，我们还应该为对，整个计算机系统的安全和稳定做一些工作，例如预防计算机病毒和最近的计算机千年虫。做好以上工作，我们有理由相信，会计电算化档案管理会更好，工作会更有序，会计电算化事业会蓬勃发展。