地震应急小常识(浅谈如何做好地震应急档案管理工作)

地震因其突发性和巨大的破坏性，给人类生存安全、社会经济发展和社会稳定带来严重危害。高效有序的对地震应急行动在减少和避免人员伤亡、减少经济损失和维护社会稳定方面发挥着至关重要的作用。地震应急档案是记录地震应急工作的信息载体，是应急工作顺利开展的数据保障。加强地震应急档案管理是地震应急工作顺利开展的关键。

1.地震应急档案的概念

地震应急档案是地震发生过程中形成的所有文件的集合，是了解和掌握地震和地震工作发展规律的关键。地震应急档案管理是反映地震事件真实历史的一项重要工作。地震应急档案真实记录了往复现象，使瞬间成为永恒，成为人们反复观察和研究历史现象，准确发现地震发展规律的可靠依据。

2.地震应急档案的特点

2.1普遍性

从内容上看，地震应急档案包括地震应急工作中形成的各类文件档案和图纸科技档案。因此，它不是档案的分类，而是地震管理中某一管理事件产生的各种档案的集合；从载体角度看，地震应急档案包括地震应急工作中产生的所有有价值的纸质档案、照片、电影、音像、电子档案、奖项等实物档案。

2.2复杂性

众所周知，地震事件的发生涉及到社会生活和经济生活的方方面面，是人类与自然关系在某一特定时间点的强烈而突出的表现。因此，地震应急活动必然会产生涉及自然科学和人文科学的多学科专业知识。此外，不同类型的档案有其特殊的管理方法和要求，不同载体的档案由于记录档案信息的性质不同，会采用不同的管理方法。从这个角度来看，地震应急档案的管理非常复杂，给地震应急人员带来了许多挑战。

2.3动态

随着地震应急工作的开展，每个时间段都会产生不同的工作信息，而工作动态的编制是对这一过程最有效的记录。在地震应急工作中，地震应急协调单位每天都会提交大量的工作动态。如何从复杂的信息中提取出最有价值的内容并归档，不仅可以为当前应急工作的决策提供参考和帮助，还可以为今后历史记录的保存提供依据，这是档案工作者必须首先考虑的问题。

2.4层级

具体的地震应急工作可以分为同行不同政治层面的信息和不同决策层面的信息。同行不同政治层次的人履行职责，需要在不同层次做出决策，产生不同层次的信息，这些信息以文字的形式记录下来，最后归档，从而形成地震应急档案。这种决策一般分为三个层次：战略、战术和操作。相比之下，对，的应急文件也分为三个层次：战略层次、战术层次和作战层次。因此，应急档案管理者需要明确区分不同层次档案的重要性，认真分析不同重要性的档案，正确划分归档范围。根据常识，战略文件信息是最重要的，归入归档范围的文件数量应该是最大的，但战术和作战文件不应该被忽视，因为最真实、最有价值的文件信息往往来自基层应急工作。

3.地震应急档案的重要作用

地震应急档案具有特殊的功能，在应急管理中是其他文件无法替代的。这主要体现在两个方面：凭证功能和参考功能。

3.1凭证功能

地震应急档案是历史证据，具有一定的法律效力。

地震应急档案作为历史记录，不仅具有证明功能，还具有广泛的参考功能。由于这种档案是在地震过程中自然形成的，内容丰富，这种参考功能具有很好的可靠性和普遍性。实际行动层面的各种应急工作构成了地震应急最基本的工作面。各类专业应急人员在发挥专业知识的同时，必须以一系列地震应急档案为参考和规范。这些档案不仅包括地震指挥部的指挥和协调信息，还包括应急现场小组的救援信息和调查信息。

4.加强地震应急档案管理的有效途径

4.1将地震应急档案管理写入地震应急预案，并强调其重要性

地震应急预案是指在预防为主、防御与救援相结合的原则指导下，政府部门和社会在地震即将发生或突然发生时，采取紧急防灾、救援和救助的行动计划。地震应急预案是指导地震应急工作的总体方案，在地震应急管理中起着非常重要的指导作用。重视地震应急档案及其管理，首先要重视制度，制度保障是工作的重要基础和依托。

4.2在应急文件管理的开始引入“前端控制”的概念

就应急档案工作而言，对应同时在档案管理中引入“前端控制”的概念。在地震应急预案制定之初以及地震应急各类文件和科技档案出现之时，有必要建立和提高应急人员的档案意识，有效地归档档案，为今后的归档工作打下良好的基础。应急档案前端控制将文件和档案的移动视为一个系统，以整个系统的管理为目标。对应急档案分阶段管理，避免了文件管理质量差的问题，优化了最终归档文件的质量，最大限度地保证了地震应急档案的完整性、真实性和有效性。

4.3制定地震应急档案管理标准

地震应急档案管理规范的建立既要符合国家文件档案和科技档案管理规范的一般要求，又要符合国家档案法的有关规定。同时，根据地震档案的特殊性，应根据时间和地点反映地震管理的相关特点。制定的内容要牢记大而无用，虚而无用，必须体现对地震应急档案实际管理的指导思想

4.4加强地震应急档案的具体整理

地震应急档案主要分为文献档案和科技档案。首先，在文件和档案方面，对根据部门将文件分为主要类别，然后根据不同部门主要类别中的语言将文件分为次要类别。最后，在不同的语言中，根据签发文件的时间，文件被提前放下和延迟放上。同时，在分拣过程中剔除了较重的部分，被拒绝的文件根据需要在后期进行处理。这种破碎的破碎是分开处理的。在整理完一个公司的所有文件后，及时用标签纸标出该卷文件的部门及其他相关信息，以便日后查找和利用。其次，就科技档案而言，对主要体现在各种图纸上。首先，根据类别对图纸进行分类，然后根据每个类别中的绘制时间依次排列。

4.5加强地震应急人员中档案管理人员的配置

将档案管理人员纳入地震应急队伍，是加强地震应急档案管理的重中之重。该机制为地震应急档案的管理提供了人员保障。地震系统档案管理人员不仅熟悉系统内部工作特点，而且具有良好的工作经验和档案管理的基本理论知识。因此，本系统的档案管理人员应加入地震应急小组。此外，档案管理人员还应发挥平时的主观能动性，加强地震应急各种知识的学习(下至第52页)(续至第50页)，加强档案管理与地震应急工作相结合的各种培训，为地震的快速到来做好准备，快速开展地震应急档案管理的各项工作。

4.6加强地震应急档案计算机系统建设

随着信息技术的飞速发展，信息资源的数字化和网络化进程进一步加快，应急档案管理也应该电子化和数字化。应急档案管理系统是指将纸质应急档案信息输入计算机，在计算机中建立档案数据库，并在计算机页面上显示各种档案信息，以方便工作人员查询和借阅，实现对档案资源的科学、规范、有效管理。档案管理信息化是运用数字化技术， 信息存储和数据库：将地震期间形成的传统纸质文件和科技档案转化为数字档案，建立档案目录数据库，在遵循本单位相关保密制度的前提下，通过计算机网络设备的传输，实现一定保密限制下的信息资源共享，从而获得最佳的工作效率。

地震应急档案数据库系统应平时建立，定期维护。发生地震时，应急档案管理人员在生成纸质档案时，应同时在地震应急档案数据库系统中输入相关信息，实现“双套系统”存储方案。前者主要是为了保存历史，而后者只是为了方便查找和利用，提高整个地震应急工作的效率。