信息化环境是什么意思(信息化环境下的工程档案管理新模式)

以工程项目管理的概念和原则为指导，基于全过程管理理论、系统耦合和业务流程原理，将工程项目的建设过程与工程档案管理紧密结合，构建了工程档案管理和工程项目管理同时进行、相互支持、相互促进的新的管理模式，从而达到档案流控制业务流、业务流促进档案流的目的。

(一)工程档案的收集与工程项目的施工管理过程同时进行

实践证明，工程档案的收集与工程项目的施工管理过程同步是保证工程档案质量的最佳途径，也是工程档案收集和归档的基本要求。在项目业务活动开始前，档案人员应主动了解将产生哪些文件，并制定项目管理流程图，以便掌握项目档案收集和管理的关键阶段和薄弱环节；同时，根据工程进度计划，编制工程档案收集计划，建立工程档案与施工项目实体的紧密联系，做好日常档案的积累和档案收集工作。工程文件形成后，应及时、认真归档，为工程文件的完整性、准确性和完整性打下基础，为后续工作做好必要的准备。

(二)利用项目文件流程控制和规范项目建设的业务流程

工程档案是工程项目全生命过程的详细记录，是工程项目成果的重要展示形式，也是员工成果的重要展示形式。工程档案管理也是工程项目管理的重要内容。对，不同的工程建设阶段需要不同的档案资料，《建设工程质量管理条例》明确要求对对各阶段产生的工程文件进行科学管理。在项目管理的全过程中，项目档案员应尽量发挥检查员的作用。一批，建设后如果没有原始工程记录或不达标，则严禁进行下一阶段的进入工程建设；没有合格的竣工验收文件，不予验收；要求将工程文件归档的要求和标准写入合同，并依法管理，使工程文件成为规范工程项目建设业务流程、提高企业运营效率的驱动力。

(二)充分挖掘工程档案的价值，为工程项目建设提供建议

及时有效地挖掘工程档案的价值，为工程建设项目提供建议，不仅实现了工程档案的价值，也实现了工程档案管理的目标和价值。首先，工程档案人员应通过自下而上和自上而下的方式，率先宣传“人人都是兼职档案员”的理念，建立一个所有项目经理都参与的网络体系，为工程档案的收集和管理赢得最基本的保障；同时，档案工作者不能站在冰冷的档案室或档案柜前，应变被动为主动，在科学组织和控制工程文件的同时，积极深入地挖掘工程档案信息，开发各种信息产品，从文件和档案实体的控制转向智能控制和知识挖掘，激活静态档案，将“死”的档案变成“活”的信息。让工程档案成为启发思考的法宝，一方面可以节约成本，提高工作效率，提高企业的经营管理水平，进而引起对档案工作各方领导的重视和支持，迎来档案工作的春天。

二、基于项目管理的项目档案管理系统的构建

(一)制度结构

以项目文件管理系统为核心，各参与单位的项目管理系统通过接口围绕项目文件管理系统构建，如图如图1所示。依托项目管理的相关管理技术、工具和方法，通过项目建设程序将项目档案管理与项目管理紧密结合，建立项目管理与项目档案管理相结合的管理体系。在做好权限，工作确保各单位信息安全的情况下，实现各单位办公自动化和文档一体化，各参与单位的项目文件数据与核心服务器连接，实现同步、支持、提升和改进。

该系统是一个网络拓扑，它连接项目管理系统和各参与单位的核心服务器。核心服务器是一个集网络应用资源的获取、授权、分发、构建和共享于一体的协同集成平台。其管理权限属于项目档案管理人员，该平台可以实现以下功能：

1.数据集成和资源协调。在项目建设过程中，每个参与组织可能运行不同的管理系统，运行在不同的系统平台上。由于当时技术条件和安全考虑的限制，一些系统可能在独立的局域网中运行。不同平台和网络之间共享和交换数据资源的问题可以通过异构数据网关和公共数据网关来解决。此外，对不同来源、格式和特征的数据可以根据不同用户和权限的需要进行逻辑或物理上的集中，通过整合和共享内部和外部信息资源，各种信息资源可以无缝连接，数据可以在各种系统之间自由交换、共享和合并。

2.服务集成和业务协作。通过协调参与单位的不同应用系统和数据资源，利用内置的工作流引擎，打破了各单位信息之间的障碍和壁垒，将各种分散的、不规则的信息整合到一个“信息网络”中，使它们紧密联系、相互协作，实现了服务一致、知识共享最大化的目的。同时，我们可以通过Web服务集成各种网络协议，并通过使用统一的接口规范来集成各种网络资源和应用，扩大服务集成的范围。

3.安全认证。借助PKI数字认证系统平台，可以保证应用系统身份认证的唯一性和真实性，实现信息资源传输的保密性、安全性和完整性。

(二)各参建单位的办公自动化系统与档案管理系统紧密关联，实现文件的一体化管理

引入工作流管理系统，各参与公司根据自身需求使用图形化的流程创建工具，通过内置的工作流引擎定义完成整个流程所需的各种参数，如可设计的文档处理流程、计划申请流程、合同评审和签署流程、建材设备采购流程、财务报销流程等。以便多个业务目标(如文档、任务或信息)可以在多个系统之间自动协调。实现流通过程的实时监控，实现业务协同，使各参与单位的办公自动化系统和文件管理系统深度关联(包括软硬件系统的关联、元数据和目录信息的关联、内容数据的关联)， 然后将办公自动化系统中的相关信息内容按照一定的格式实时或定期归档并存储在文件管理系统数据库[2]中，从而实现文档集成、一次录入和多次使用，提高各方的工作效率。 (节选)