档案信息化管理系统(信息化背景下加强档案平时归档的具体实践和理论探讨)
档案收集是一切档案工作的开端，是档案工作八个环节中的第一个环节。根据政府机关档案工作规定，政府机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年将档案移交给档案部门。在具体的档案收集工作中，由于文书部门或业务部门档案人员的工作变化很快，加上平时对对档案的归档工作不够重视，导致待归档的档案没有及时归档，最终导致档案部门年终收集和归档工作困难重重，尤其是重大活动、重大事件、会议形成的文件和档案以及声像档案。
在今年的档案信息化建设中，笔者在构建了档案收集、整理和利用的网络渠道后，在探索平时加强档案归档的途径方面做了一些具体的实践。
首先，信息背景为平时电子文件的归档提供了技术支持
在档案信息化背景下，档案归档应包括档案实体归档和电子文件归档两个方面。其中，电子文件的归档是在数字档案馆的背景下产生的。数字档案管理系统可以实现档案收集状态下电子文件的登记、修改、删除、分类和识别功能。用户完成平时需要归档的电子文件收集后，就可以进行年终归档交接了。北京市档案局在全市档案业务培训中指出，电子文件应实时或定期归档，定期归档应在第二年6月底前完成。实时或定期归档可根据各单位的实际情况确定。一般来说，采用逻辑归档方式的单位可以进行实时归档，而采用物理归档方式的单位可以进行定期归档。因此，信息背景为电子文件的平时归档提供了必要的技术保障，也使得电子文件的实时归档成为可能。
提交人的档案数字化项目于2013年4月完成。该项目完成了文件网络软件的安装，并通过输入、扫描和图像处理程序将1950年以来形成的单位档案与该系统连接起来。目前，档案网络覆盖整个公园，有178个用户。因此，笔者在2013年正常的档案收集工作中，充分利用数字档案管理系统对电子文件进行实时归档，档案部门也可以通过该系统监督各业务部门档案人员归档电子文件的具体情况。要求各业务部门档案人员每月中旬根据本单位档案部门下发的《档案保管周期表》和每月归档索引(根据当月大事记和信息编制)，完成上月电子文件的定期归档，包括电子文件条目的录入和电子文件扫描图像的上传。同时，要求业务部门的档案人员及时收集并妥善保管档案实体。这种归档方式特别适用于文件档案、声像档案和荣誉档案的一种文件管理模式。平时归档给这些电子文件的收集带来了极大的方便，而不用生成试卷。
二是完善平时档案归档制度，为档案归档奠定基础
在信息化建设的技术支持下，有必要建立一套规范实用的档案系统。今年，笔者在以往年终归档方法的基础上，创新性地提出了月归档和年终归档相结合的档案收集方法，并制定了详细的平时档案归档制度，在平时的归档工作中取得了良好的效果。档案月报制度的具体内容包括：一是档案部门的工作，每月收集上月单位的大事记和信息，并编制档案收集索引。索引条目是指在本单位重大活动、会议和事件期间，可以随时归档的文件、声像档案和荣誉档案。具体责任部门落实。各部门档案人员根据电子文件归档的要求，每月15日前将上月归档索引上标注的电子文件条目和图像挂入文件系统，业务部门档案人员在文件收集过程中的实施也通过文件系统接受文件部门的监督。二是各业务部门的档案工作。每月15日前，各业务部门档案人员将根据电子文件归档要求，将上月需要归档的索引上标注的电子文件条目和图像挂入归档系统，但未能履行交接手续，以方便各业务部门档案人员在年终归档时根据文件联系方式和时间调整顺序和准备文件编号。同时，业务部门档案人员及时收集并妥善保管索引目录中需要归档的归档实体，并对电子文件进行排序、编号和上传。特定索引目录的示例如下：
档案定期归档制度规范了电子文件和档案实体的定期归档流程，保证了业务部门档案人员在档案部门的指导下有效组织和开展定期归档工作，为档案部门的监督检查提供了依据。
第三，档案管理绩效考核制度为档案平时归档提供了动力
档案的平时归档要求各业务部门的档案人员付出更多的时间和责任感，确保电子文件的及时归档和文件资料的完整。同时，作为开展具体工作的动机和目标，也需要更严格、更有效的档案管理绩效考核方法。2013年档案月归档实施后，笔者将各业务部门档案月归档效果纳入业务部门档案工作绩效考核，档案部门根据每月档案保管时间表和档案收集指标，通过对档案系统对各部门收集的电子文件的完整率和完整率进行了检查。对没有及时将电子文件输入系统进行提醒，那些无法在限定时间内上传的部门被从当月的绩效得分中扣除。年终时，文件材料的月绩效分数和年终归档分数成为选择优秀归档部门和优秀档案人员的依据。这不仅激发了档案工作者的工作热情，也保证了平时档案工作的顺利开展。
第四，档案部门的主动意识为档案的正常归档注入了活力
平时加强档案归档工作，要求档案部门积极探索主动收集档案的有效途径，深入了解业务部门各部门的工作流程，熟悉具有保存价值的文件归档渠道，积极加强与各部门的沟通，了解本单位近期发生的重大事件和重要事项。为此，档案部门需要增强主动归档意识。作者单位档案平时归档的索引目录是根据每月大事记和信息组织的，已经从被动地依靠业务部门的主动归档转变为主动地寻找归档线索，保证了文件的质量
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