档案管理员好做吗(探讨计算机技术在企业文件与档案管理中的应用)

将计算机技术应用于企业现行文件档案管理的过程，不仅记录了企业现行文件档案规范化、系统化管理的轨迹，也反映了企业管理和产品开发信息化的过程。根据计算机技术在当前企业文件档案管理中的不同环节、功能和操作，可分为以下三个阶段：

首先，当前的文件和文件管理分别应用于计算机技术阶段

当前的文件应用计算机技术起源于企业管理信息系统的建立，对什么是管理信息系统有不同的解释。虽然它们的表达方式不同，但有两个共同的内涵。首先，管理信息系统的建立依赖并服务于企业管理功能系统。它通常从会计电算化开始，使用商业化的会计软件来管理账户、应收账款和应付账款以及固定资产会计。在会计电算化的基础上，完成了财务管理的电算化，财务分析和财务规划在计算机的辅助下完成。随后，计算机技术被扩展到采购、销售、库存和人事管理。利用计算机实现财务管理和这些管理数据的综合处理，大大提高了企业管理的效率。最后，将计算机技术应用于生产管理，实现生产计划和生产指挥调度的计算机化；其次，管理信息系统的功能主要是收集、处理和处理对正在形成的现有信息

计算机技术在现行文件中的应用是现代企业加强各项管理的需要，是计算机技术在企业管理中应用的直接体现和必然结果。

计算机技术在档案管理中的应用主要用于档案的编辑、检索、统计、借阅等业务功能。主要包括：第一，用计算机编译文件检索工具。文件机读目录数据库由描述项组成，然后根据不同的要求，利用数据库中的数据自动编制文件目录、专题目录和分类目录；其次，文件检索由计算机完成。根据档案描述项目中确定的内容特征和形式特征，检索满足不同用户需求的档案目录及其原件；第三，使用计算机对文件管理中形成的各种数据或条件，包括进出文件的数量、库存，的空间占用率以及文件的存取和归还进行登记和统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，目前的文件和档案都是分别用计算机技术来解决各种原本由手工操作的文件管理工作。

二、当前档案和档案管理综合应用计算机技术的阶段

由于目前的文件和档案管理是一个不可分割的两个阶段，两者之间有着承上启下的关系，计算机技术在任何一个阶段的应用不仅会对对，其他阶段的工作产生影响，而且其系统功能的发挥也会受到其他阶段工作条件的制约。因此，为了实现当前文件和档案管理不同阶段的文件信息资源共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，有必要加强计算机技术在当前文件和档案管理中的综合应用研究，开发文件管理集成系统软件。目前，一些企业已经开发或购买了文档管理集成系统软件，对现有的文档和档案管理进行集成管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于现有文件和档案自动化管理子系统之间的接口。目前，不同企业应用的文档管理集成系统软件在结构设计和功能上有所不同。

不管在结构和功能上存在什么差异

电子文档概念的出现是近10年的事情。1996年12月，国家科委在北京召开了全国计算机辅助设计应用工程会议，会上宋健主任指示邀请国家技术监督局、国家档案局参加这项工作。国家档案局非常重视电子文件的管理。1996年9月，成立了电子文件管理和归档研究领导小组。1998年1月9日，王刚同志在全国档案馆长大会上的讲话中也指出，《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》？在试行草案国家标准的基础上，在35家企事业单位进行试点，为我国电子文件管理的标准化和现代化探索途径，积累经验。1998年8月11日至13日，国家档案局档案科学技术研究所举办了电子文件管理研究专家研讨会。会议的中心议题是修订、补充和完善对《电子文件归档及电子档案管理概论》、《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》和《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的征求意见稿。1998年8月18-20日，五洲工程设计研究院？中国兵器工业第五设计研究院就光盘存储技术在计算机辅助设计电子文件中的应用进行了介绍。1998年8月23日，国家档案局科技研究所和外事办公室联合主办了“电子文件归档管理国际研讨会”。可见，电子文件的研究、应用和管理正如火如荼地进行着。至于什么是电子文件，美国，法规和对，联邦政府解释说，“电子文件包括数字、图形和文本信息。”它可以记录在计算机可读的任何介质上，并且符合文件的定义。”国际档案理事会电子文件委员会的定义是“电子文件是由数字计算机操作、传输或处理的文件。”中国《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》？GB/T 17678-1999将电子文件解释为可由计算机系统识别和处理、以某种格式存储在磁带、磁盘或光盘上并通过网络传输的数字代码序列。为了全面准确地把握电子文档的概念，我们不妨从最接近的——机读文档的概念入手。

机器可读文件？仅指计算机识别的文件，起源于本世纪40-50年代。经过近半个世纪的发展和演变，这一概念在20世纪90年代逐渐被电子文档所取代。从机读文件到电子文件不仅是一个观念的转变，也标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。了解这两个阶段的区别有助于深入理解电子文件的形成和管理特点。它们之间的主要区别在于以下四个方面：

首先，创造环境。机器可读文件中的关键字是“机器可读的”，也就是说，可以被计算机输入设备读取的文件。8所谓的“阅读”包括两层含义：第一，它通常意味着信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某种形式的记录媒体上读取信息，如磁带。可以看出，复制和识别是机器可读文件的主要特征。在这个阶段，计算机读取的文件不是由计算机生成的，而是来自纸质文件的输入。与机器可读文件不同，电子文件包括直接在计算机上生成的文件。它是企业管理和信息技术发展的产物，是CIMS研究和应用的必然结果。

二是管理模式。机读文件管理模式是一种模拟当前手工管理文件和档案的程序和方法，因此对现有文件和档案管理系统的影响是不必要的。然而，电子文件的管理模式不是建立在现有独立的文件和档案管理系统上，而是建立在管理手段和现代信息技术的高度结合上。要按照现代企业管理、科技发展和生产经营的要求，重组管理体制

第三，存在的形式。机器可读文件通常存在于有形介质中，如磁带、磁盘和光盘。电子文件的存在形式不仅包括有形介质，还包括网络上传输的代码序列。

第四，管理者的构成。在机器可读文档阶段，纸质文档管理器是文档信息管理器的主体，文档信息管理器是独立的组。在电子文档阶段，电子文档信息管理者、开发者和载体维护人员将成为文档信息管理者的主体，但文档信息管理者将不再是一个独立的群体，文档信息管理者也不再能独立承担文档信息管理的职能。文件信息管理系统的功能将取决于文件信息管理者、企业管理者和技术开发者的有机结合和共同努力。

综上所述，从机读文件到电子文件这一概念的发展和演变反映了管理信息和科技信息、当前信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。

应该指出的是，最后三个阶段的划分不是一种顺序替代关系。因为在任何企业中，特别是在大型企业或企业集团中，很难一步到位地应用现代信息技术，所以在企业中，三个阶段，或者其中两个阶段，往往会长期共存。但可以肯定的是，随着以计算机技术为基础的现代科学技术的普及和发展，以及企业利用计算机技术解决生产和管理问题的迫切需要，企业利用计算机技术辅助各种经营过程将成为必然和可能。根据一项调查，1998年，500家国有工业企业中有88%使用计算机进行信息处理，50？2%的企业建立了与国家或省级信息中心相连的信息系统。显然，电子文档阶段将是21世纪现代企业文档信息管理的发展方向和必然趋势。作者将单独写一篇关于企业电子文档管理系统运行的文章。