议论文范文800字高中(函的格式及范文)

时间：2020-06-08 18:16:53 作者：黑曼巴分类：范文大全浏览：28

《智库项目文件和数据的归档问题》

本文是针对研究项目、智库和归档问题的硕士论文模型，以及针对研究项目的硕士论文模型。

在过去的25年里，作者与十几个智囊团就各种管理问题进行了实质性的交流，但没有一个提到研究项目的主要成果和背景数据的归档。作为回应，在作者工作过的三个智囊团中，团队领导或首席研究员为作者提供了关于如何组织从已完成项目中保存的数据的唯一指导，但这种形式并不明确。虽然提交人从未对此发表任何评论，也从未看到任何相关的政策声明，但提交人非常确信这一经历具有代表性。

1智库研究项目归档的必要性

在智囊团运作中出现严重错误之前，归档问题通常不会受到太多关注。更常见的情况是，在项目完成后，项目主持人会离开智囊团，带走他或她所指导的项目的数字文档和物理材料。在大多数情况下，智囊团不会检查材料是否包含重要文件的副本，这可能是组织未来重大管理危机的根本原因。例如，当项目最终未能产生可交付成果时，项目发起人(政府机构、基金会、国际援助机构或其他类型的资助者)可要求智囊团在项目完成后一年或两年内提供与项目相关的所有数据集，并利用这些数据解决其他政策问题。然而，在研究项目完成后，智囊团可能不会存档和保存这些数据集，所以它必须求助于项目主持人来收集信息。然而，实际情况可能并不理想，项目主持人可能根本没有注意到转移各种文件的需要。它也可能不急于检索数据。最糟糕的情况是，智囊团不得不向项目发起人承认，它无法提供数据集，这也反映了智囊团管理水平的不足。

我们不难想象，在研究项目完成后，这些数据集还有其他的利用需求。考虑到期刊评论和文章发表的等待时间较长，有时文章只能在提交后两年或更长时间内发表，此时文章中的定量分析内容受到质疑。在这种情况下，如果智囊团和作者不确定应该用哪个数据集来验证公布的结果，他们可能会陷入非常尴尬的境地。

从档案利用的角度来看，档案的利用率也远远超出人们的预期。本文采访的一个智库发布了机构研究人员对其归档行为的调查结果。关于“以前项目的信息多长时间用于处理当前项目”的问题，一半人回答“有时”，41%的人回答“非常频繁”。显然，有序归档可以更有效地利用以前的项目数据。

事实上，大多数智囊团将设立一个单独的总文件夹，该文件夹将涵盖项目的所有方面，并用于提交建议、促进信息挖掘和满足未来的使用。同样，为了开发新的项目，通常需要很大的努力来收集调查数据和辅助数据，因此有必要将这些数据存档。一家美国智库曾经使用了一项大型家庭调查的数据，这项调查已经进行了20年。目的是了解这些受访家庭是如何摆脱并随着时间的推移获得平等待遇的。智囊团当时保留了问卷。在最初的样本中，60%的受访家庭成功地与智库研究联系在一起，从而形成了一个近乎理想的数据集。

将实物材料(如书籍、客户研究报告、会议横幅和其他会议材料)存档，对于智库未来的沟通和机构历史的准确书写具有重要意义。

2如何归档智库研究项目

从作者最近的在线搜索结果来看，与项目数据①归档相关的内容并不多。为了清楚地了解当前智库的归档行为，并确定该组织是否正在采取有效措施来改善这一状况，笔者走访了四家智库，包括芝加哥大学国家意见调查中心、美国城市研究所、华盛顿发展绩效研究所和俄罗斯城市经济研究所，并与该组织的档案人员进行了重点讨论，并审阅了相关政策声明。四大智库现在已经成熟。虽然其中一家成立仅10年，但员工人数已接近150人。其余三个已经运行了至少23年。这四个组织都可以进行定量分析，收集原始数据，进行更多的理论研究。这些组织中的大多数都经历了从无动于衷到形成完善的备案制度的转变。

以下是对成熟归档模式的总结，它不仅充分反映了不可或缺的项目数据，而且在实施归档的过程中不会消耗太多的资源。主要讨论以下几个部分:第一，项目归档的实际时间；第二，应明确考虑数字文件和物理数据的归档；最后，要注意档案的维护。

应该注意的是，首先，作者假设所有的智囊团为每个项目分配一个唯一的数字编号，并且所有的项目文件都标有这个数字，包括合同文件、财务信息、数据集、报告和其他项目结果，以及项目分析文件等。但是，这并不意味着每个数字文档都标有数字，至少重要的项目文档(数字文档和物理数据)都标有数字。第二，当作者使用“数字”一词时，通常有两种含义，即原始数字文档和物理数据数字化。

2.1建立归档时间

归档工作开始的最明显标志是什么？合理的答案是，当最终的研究结果被客户接受时。通常，智囊团会收到项目验收的正式通知，这意味着研究项目已经完成。智囊团应立即在待办事项列表中添加一个新项目，即“通知信息技术部门和沟通团队对项目数据进行归档”(沟通团队主要负责物理数据，见下文)。在合同规定的期限内，当项目编号成立时，相关合同人员或总会计师可以询问项目经理或指定的项目经理是否在没有外部项目发起人的情况下完成项目。

2.2确定存档内容

关于研究项目数据的归档，最好保留两个与研究相关的数字文件:(1)与项目相关的所有文件；(2)数据收集。与此同时，应该为项目的其他部分添加一些单独的文件:所有提交的建议书(无论是否有资金，有价值的部分都可以在未来的建议书中使用)以及所有合同文件和财务记录。此外，由首席研究员和其他人员维护的数字项目文件夹主要用于存储其他一些主题的信息。在项目执行过程中，这些内容对不同的人员有不同的用途，而完整的项目信息存储在单独的文件夹中。同一项目编号可用于识别存储在项目所有文件中的所有信息。

2.2.1数字文件(非数据集)

除非智囊团规模较小，否则所有当前项目信息都应在项目生命周期内存储在服务器上，并根据项目有序地组织编号。

对这些文件采取一些简单的维护措施，有利于归档后的使用。首先，智囊团应该规定每个相关人员的项目总文件夹应该包含一系列具有标准名称、重要主题甚至一些子文件夹的文件夹。它涉及研究项目的不同方面，如合同、分包合同、咨询公司、数据、分析表、报告、重大事件和结果显示(非常需要明确由大量高级研究人员形成的这组文件夹的内容，以获得客户的认可)。项目人员主要维护各自文件夹中的项目数据，并进行标记编号②。此外，所有项目文件夹中的所有内容都将被存档，这比尝试检查

项目主持人通常拥有最完整的文件夹集。其他项目人员有包含相同项目标签的子文件夹，但通常只有少数文件夹包含大量内容，并且通常与数据集、分析表、文献综述和其他类似内容相关。项目结束时，所有项目文件夹中的所有文件都将被存档。

2.2.2数据集

数据集通常单独保存，这不仅是为了满足未来研究项目(或提案)的使用要求和结果验证的便利，也是为了便于正确标记和定位。由此可以得出结论，每个“数据集”应该包含适当的文档，以便没有数据处理经验的人员可以快速开始。此外，如果有多种版本的数据，在最终的研究报告中应该给出数据集使用和存储的版本。

按照普遍接受的标准来描述项目调查、编制问卷、收集统计数据和相关社会科学研究信息，这种做法极大地促进了档案主数据集和辅助数据集的创建。同时，这些协议，包括世界银行数据文件倡议(DDI)③和尼斯塔协议④，允许分析师创建新数据并掌握数据收集方法(如样本属性)，检查原始数据，了解对原始数据所做的调整(如填写缺失值)，并访问报告、杂志、文章和书籍中使用的最终数据。

如上所述，由于项目发起人经常需要数据集来形成符合合同要求的可交付成果，智囊团应在项目工作计划中实施这一要求，并在预算中包括数据集的汇编成本，用于存储和未来使用以及交付给发起人。

2.2.3物理信息

尽管要保存的大部分数据都是数字的，但智库仍然需要保存物理数据，以备将来参考或显示。例子是通过项目或基于项目研究而产生的书籍的副本；带有特定项目封面的报告可能是另一个。当然，它还包括会议文档，如无法精确数字化的会议讲义。如果一个项目在研究过程中涉及到原始数据收集和论文问卷调查的环节，即使信息已经数字化，项目发起人也可能要求智库长期保持原始形式。至于保留期，不同的智库有不同的选择和政策。

当然，也有必要指派专门人员负责将这些材料集中在交流小组中，以便在参与组织活动和准备出版物的过程中使用它们。与项目中的研究材料不同，为了避免损失，应该在开发阶段收集这些物理材料。一旦在多年项目结束后开始收集，就很容易丢失数据。同时，仍有必要与数据收集团队的领导一起进行结论审查。审查应包括需要保存的实物记录等明确问题。

为了满足图书馆或类似场所工作人员日常工作的需要，这些实物资料最好至少保存两份(已完成的问卷和类似物品除外)，而真正的实物资料应存放在安全的地方。

2.3项目文件的存储和访问

2.3.1数字文件

以任何形式归档文件的基本目的是保持文件的完整性。这对于容易删除或重写的数字文件来说是极具挑战性的。数据集可以通过填写缺失值来更新。为了保持完整性，必须为文件夹设置访问权限，即使授予了访问权限，也必须对文件处理的类型进行限制。例如，标准规则规定，当不添加新文件和现有文件的替换文件时，信息技术部门不需要逐项授予操作权限，文件可以直接保存到项目的归档文件夹中。

这些文件应该存储在一个单独的驱动器上，并在智库服务器上有访问权限，或者存储在一个类似智库云帐户的空间中。所有文件都可以设置为“只读”。但是，对查看和下载文件都有访问限制。只有在信息技术部门允许的情况下，才能访问高级管理人员清除的文件。增加文件或修改文件还必须由高级管理层和项目主持人亲自操作，以证明文件变更的合理性。

对于小型智库或初创企业来说，这些实施程序不可避免地过于繁琐。在这种情况下，文件可以放在指定的计算机或类似的云存储中，并且只有获得高级管理人员许可的员工才能访问特定的项目文件。

所有文件都应定期备份，以确保添加内容的安全性，并与原始文件保持一致。

2.3.2物理文件

物理文件必须保存在安全的地方，注意仓库的封闭性。归档的物理数据可以放在标准文件箱中，并存储在带搁板(可锁定)的标准文件柜中。通常，中型文件柜可以容纳大量项目文件。这些文件最终需要存储在不同的地方。储存环境必须没有害虫，温度必须严格控制。

如果组织中有图书馆员，他们可以在交流团队将文档移交给图书馆员后负责维护文档，并且他们应该注意不要将存档的材料与集合中的其他材料混在一起。当借款人需要查阅某一项目的档案时，图书馆员应能根据借阅要求找到相应的资料，并要求借款人签署一份准确的短期借阅证明。一般来说，借款人从文件架或文件盒中取出已经存档和保存的书籍、报告或其他材料。如果他们不能按时归还，通常是由于借款人自己的疏忽或疏忽。这时，图书馆员应该跟进这些文件的下落。如果没有图书馆员的职位，管理员可以保证相关工作有条不紊地进行。

2.4文件维护

文件维护的主要任务是删除一些文件，并妥善保存保留的项目文件。就数据集而言，一些合同规定数据集的保留期不能超过规定的期限，通常为三年，而另一些合同规定保留期可以更长。数据集归档时，所需记录的删除日期应保存在信息技术部门的数字日志中，并在日历上注明“删除日期”。其他数据集可以无限期保存:即使是大型数字数据集也不会花费太多存储成本。另一方面，也可以相应地建立物理文件的容量。

为了创造一个合适的储存环境，应注意温度控制和害虫防治，以确保安全。随着文档数量的增加，文件维护的成本也会增加。专业印刷的年度报告和基于智库研究出版的书籍等材料不应接受审查，因此应为智库中不同类型的文件制定相应的规则。此外，为了便于审查，应定期审查的文件也应在文件清单中标明。

3政策和程序声明

在为研究项目存档制定基本政策和程序声明的过程中，智囊团必须涵盖上述主题。如果没有明确的指导，那些负责项目归档的人将很难很好地执行这些任务。更重要的是，政策和程序声明是由首席研究员、信息技术部门、交流小组和文件编制者(负责组织文件和管理实际档案)共同研究形成的。因此，获得他们对机构备案制度实际运作的认可至关重要。接受采访的四家智库之一目前正在严格按照这一程序升级申报程序。当然，也可以考虑在年度绩效评估中单列一项，即在一年内检查每个档案保管员的执行情况。

事实上，归档过程中的一项重要任务是设立专职人员来检查归档系统，以确保系统的正常运行。项目文件归档时，合同管理部应将检查任务及时通知这些员工，以便他们在几天内了解任务的进展情况，并明确归档工作是否已经完成或仍在进行中。这些“质量控制主管”中的大多数在年度绩效评估期间由评级主管进行评估。

4申报价值

读者可能会说，智库研究项目的归档任务很重，这是事实。但是，如果所有档案工作人员都能在各个阶段及时完成相应的任务，工作量就不会那么大了。然而，一旦归档工作完成

作者认为，许多读者应该有过类似的经历，如丢失项目文件或对归档工作不够重视，就像本文开头给出的例子一样。这也将促使我们考虑在没有文件系统的情况下开发一个运行良好的文件系统。

笔记

(1)有一份关于非营利组织如何开展基本申报工作的文件。这项工作的重点是满足保留期内各种财务记录和关键管理文件的法律要求。例如，《宪章》及其修订版、董事会成员名单、强调所做决定的董事会会议记录以及其他审计记录。详情请参考HTTPS。

(2)理想情况下，整个项目文件夹将由特定人员维护。文件夹的全名可以有一个类似于“6198- Health -PI”的标题，其中“6198”是实际项目编号，“Health”是执行工作的过程，“PI”是项目主持人或其他文件夹维护人员角色的缩写。其他人如高级研究员代表高级研究员，研究助理代表研究助理，统计学家代表统计学家，等等。该标记可以使那些查询项目文件的人更有效地关注这些特定项目最有可能发生的位置。

(3)参考https://en.wikipedia.org/wiki/data文件倡议。

(4)见http://www . ness tar.com/help/4.0/web view/get-start/get-to-know-ness tar-web view . html。

作者简要介绍了雷蒙德·斯特鲁伊克，美国联邦住房和城市发展部前研究和评估副助理部长，芝加哥大学国家意见研究中心高级研究员，现任仰光经济和社会发展中心首席运营官。丁毅，南京大学信息管理学院硕士研究生。李刚，博士，南京大学中国智库研究与评估中心副主任、首席专家，南京大学信息管理学院教授、博士生导师。

接收日期2017-08-20

(责任编辑:吴伟娟；英文编辑:郑

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